Por el Ing. Miguel Barrios*
¿Lleva años produciendo y no ve sus ganancias, no retira su utilidad, está poniendo en riesgo su patrimonio, la empresa absorbe y solo invierte su dinero y no genera utilidades? Tenga cuidado, puede estar en el riesgo de perder su empresa y patrimonio.
Las reglas de contabilidad le dicen que no puede tener más alto su pasivo que su activo; esto es, sus inversiones, capital, propiedades, cuentas en el banco y capital contable. Su pasivo son sus obligaciones: pago a proveedores, prestamos, etc. Siempre su activo debe ser mayor para cubrir esos compromisos.
El término de Auditoría Forense de Producción lo tomé de Auditoría Forense de Contabilidad, que es un análisis de las operaciones de tipo contable de una empresa, que busca a fondo revisar y analizar los números de la misma como son ventas, gastos, comprobantes, informes, reportes, ordenes de compras, facturas, tiempos y todos esos documentos que nos ayuden a revisar y calificar la autenticidad de los mismos. Es importante saber que se debe dar acceso a toda la información y esta actividad la realiza personal calificado en la materia. De no encontrar nada, la empresa sabrá que sus informes son confiables; en cambio, de localizar algún problema se tomarán las medidas necesarias para corregir los inconvenientes y arreglar aquellos generados por una falta de revisión de los movimientos contables. En nuestro caso realizaremos, con la misma exigencia, los análisis de las operaciones de manufactura en una empresa.
Por eso lo adecué a la producción porque nos obliga a revisar realmente y a fondo que está pasando en la empresa; es decir, analizaremos todo lo relacionado a la producción buscando por qué no es rentable la organización. Se verá:
- Capacidad instalada de las máquinas.
- Costos de producción.
- Capacidad del personal.
- Capacidad de los supervisores.
- Mantenimiento preventivo.
- Indicadores estratégicos de producción y costos.
- Recursos humanos y eficiencia del personal.
- Compras, análisis de proveedores y precios.
- Diseño y paquete técnico, control de consumos.
- Relación ventas, producción y los demás departamentos.
- Análisis de consumos y costos
- Inventarios y control de Almacenes.
Y todas las áreas que se involucren y relacionen con la producción para mantener la rentabilidad de la empresa.
No podemos dejar de analizar cualquier área y dato que nos ayude a tener un análisis completo, y determinar la funcionabilidad de cada una. Es recomendables manejarlas por presupuestos de trabajo, midiéndolas bajo los resultados que espera la organización.
- Capacidad instalada de las máquinas: Las empresas tiene una serie de máquinas que representan sus líneas de producción, pero en la mayoría de los casos no saben que capacidad tienen; es decir, cuánto deben producir para ser rentables. La planeación de la producción determina la cantidad de máquinas que se deben comprar para satisfacer el mercado de los clientes. Es importante considerar la producción que se puede fabricar, para que el área de ventas logre ofrecer a los clientes nuestros productos. Las ventas deben ser igual a la producción de la empresa. De no vender lo que se produce, se llenaran los almacenes, y de no producir lo que se vende, se perderá a los clientes.
- Costos de producción: Los costos deben ser muy exactos, y más ahora en la guerra de precios que hay en los mercados. No solo el cálculo debe ser preciso, se tiene que monitorear semanalmente o lo más periódicamente que se pueda, y revisar en todas las áreas de la empresa, no solo en producción.
- Capacidad del personal: Este análisis es muy importante para determinar la eficiencia del personal; si éste ya lleva tiempo y no lo logran, se debe diseñar un plan de capacitación para que, de la manera más rápida, lo obtengan. Y la capacitación debe ser constante.
- Capacidad de los supervisores: En la actualidad, el supervisor debe ser líder motivador y, al igual que a los trabajadores a su cargo, se le debe capacitar constantemente, buscando que apliquen las mejores técnicas de enseñanza y dirección para dirigir a sus colaboradores.
- Mantenimiento preventivo: normalmente las empresas no tienen un plan de mantenimiento preventivo, y solo hacen el correctivo cuando la maquinaria ya está fallando o parada, y hay máquinas claves que paran toda la producción, como la del ojal y el botón. Si la empresa dice que cuenta con este mantenimiento debe presentar su plan y bitácora de servicios, para verificar que realmente se lleve a cabo.
- Indicadores estratégicos de producción y costos: Esta es la base del éxito de cualquier empresa de manufactura. Al no tener estos indicadores, es muy fácil que existan desviaciones en la relación costo/beneficio. Las empresas, por lo regular, no relacionan estos dos datos, y cuando no sale la producción no se dan cuenta del incremento de los costos. Y si no venden lo que se produce sucede lo mismo con los costos.
- Recursos humanos, eficiencia de personal: Cuántas veces descubrimos en las empresas que no hay planes de capacitación para el personal, y ésta es muy importante. Los empresarios no la consideran y solo piensan en el equipo, lo que es un error terrible. El área de recursos humanos, o los empresarios directamente, deben considerar la capacitación constante de sus trabajadores, con un plan ya establecido.
- Compras, análisis de proveedores y precios: Muchas veces la empresa tiene proveedores que son amigos, familiares o conocidos de años, y quizá sean buenos, pero hay que analizarlos y compararlos cada año; en este punto, siempre es bueno buscar otras opciones.
- Diseño y paquete técnico, control de consumos: La información que se maneja para que la producción tenga la calidad requerida por el cliente, va de la mano con el paquete técnico, ficha técnica, tabla de medidas y muestra física. Se debe revisar que el área de diseño y calidad realice esta documentación y muestras. Si se fabrica en la empresa o se manda maquilar se logrará hacer una auditoría eficiente en la misma. Y se garantizará la calidad, pero si no se tiene, habrá complicaciones y varios criterios para definir ésta en las empresas.
- Relación ventas, producción y los demás departamentos: Como vimos anteriormente, en el punto 6 sobre Indicadores, no solo debemos considerar el departamento de producción para determinar lo que se debe vender, también tomar en cuenta las demás áreas, compras, almacenes, contabilidad, etc. Se deben manejar metas en todas ellas.
- Análisis de consumos y costos: Al día cada vez que se prepara una orden de producción, se deben revisar y controlar sus procesos; que sea la tela la cantidad solicitada, y al cortar que el consumo sea el correcto, de no ser así que se reporte inmediatamente para pedir autorización. No se puede producir nada fuera de estándar, ya que los costos no se puede alterar. Los clientes ya tiene el precio de venta, y no podemos aumentarlos; contabilidad o dirección deben establecer los costos de los productos y producción los debe respetar. No se produce nada fuera de los consumos establecidos. Para lograr esto, debe tenerse el control de todos los procesos para detectar desviaciones.
- Inventarios y control de Almacenes: No solamente a fin de año, cuando lo solicita contabilidad, debemos hacer inventarios. Se debe llevar un control exacto, día a día, de las materias primas, principalmente las telas ya que representan el 70% de nuestro costo de fabricación. Las fugas principales se dan en los almacenes de materia primas, al no tener un sistema adecuado de control, por lo que se deben hacer revisiones aleatorias de los inventarios, para detectar si los datos están mal o no se está llevando un control correcto.
Como vemos esta son las recomendaciones de algunas de las áreas de la empresa, por lo que de no tener estos sistemas o controles, en la Auditoría Forense de Producción, se revisará dicha información. No se preocupe si no los tiene en la auditoría, lograremos detectar estas desviaciones y, posteriormente proponer un plan de trabajo lo más exacto y eficiente para su organización. Pero debe pensar ya en aplicar esta metodología, de lo contrario seguirá produciendo sin obtener utilidad y podrá estar en riesgo de perder su negocio.
*Ing. Miguel Barrios Moran Asesor de empresas Certificado
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