PRODUCCIÓN Y COMPRAS... ¿ANTAGÓNICAS O COMPLEMENTARIAS?

El Cangrejo

No llegaron los botones, no tenemos la etiqueta, la tela viene en malas condiciones, el gancho no es el correcto, nos atrasamos porque compras no programó las entregas del proveedor; éste manda lo que quiere y no lo que le pedimos.

Cuántas veces no escuchamos estos comentarios en el área de producción, quizá para justificar el atraso o porque realmente no se entregó la materia prima a tiempo. Cómo saber la verdad si el área de compras se la pasa peleando con producción, echándose culpas mutuamente sin buscar una solución, perjudicando a la empresa. Empecemos definiendo el concepto de las áreas.

Compras. Todas las empresas necesitan para la producción, o sus operaciones diarias, una serie de materiales. Por ejemplo, una fábrica de ropa requiere hilos y telas pero, también necesita maquinaria de coser, o incluso de oficina para el equipo administrativo. El Departamento de Compras debe asegurarse de que siempre haya suficiente stock y el inventario al día, para que no surjan problemas que perjudiquen la producción de la empresa por un mal abastecimiento. Por el lado contrario, tampoco se debe invertir grandes cantidades de capital en Compras porque pueden reducir el gasto en otros departamentos como en el de publicidad o diseño y desarrollo de producto. Hay que evaluar el estado de los precios al adquirir los materiales para la empresa. Y el Departamento de Compras también debe controlar los precios de dichos materiales, para seguir maximizando las ganancias y competitividad. Si se adquieren productos por encima del precio del mercado, pueden repercutir directamente en las ventas y ganancias. Esto puede ser particularmente difícil para empresas pequeñas que compran menores cantidades de stock frente a las más grandes y, por consiguiente, tienen mejores precios, principalmente en las telas.

Otras funciones del Departamento de Compras es administrar y contabilizar para controlar los presupuestos y costos de fabricación. El Departamento de Compras también es el encargado de todo el trabajo administrativo relativo a la compra y a la entrega de suministros y materiales. Suelen trabajar estrechamente con el Departamento de Contabilidad para que el efectivo fluya y no haya problemas de liquidez. Para ello, suelen utilizar soluciones de contabilidad: costos, bancos, presupuestos, inventarios etc. Es decir, velar por el cumplimiento de políticas cuando hay la necesidad de comprar. Este departamento se asegura que se cumplan todos los protocolos de compras de la empresa, previa aprobación del presupuesto. Los profesionales que trabajan en un departamento de compras están capacitados para organizar, ejecutar la gestión y administración en los procesos comerciales, contables, fiscales y financieros de una empresa. Controlar los costos de fabricación, pero sin poner en riesgo la calidad de las prendas.

Producción es el departamento que tiene como función principal la creación de los productos de la empresa, transformar los insumos o recursos como la materia prima, la mano de obra y hacer rentables las inverciones de los dueños mediante todo lo relacionado con la planificación económica y de calidad, para la fabricación de las prendas de vestir, coordinando y planeando el correcto aprovechamiento de la maquinaria, los materiales y la mano de obra. Controlando la manufactura mediante sistemas de fabricación y sistemas de calidad, así como el entrenamiento constante del personal. Aquí es donde cae todo el peso de la empresa, ya que se puede tener un buen Departamento de Copras, Ventas, Administrativo, Marketing, etc., pero si no se produce en tiempo para cumplir las fechas de entrega de los clientes y con los sistemas de calidad adecuados para asegurar que éstos reciban el producto por el que están pagando, y no defectuoso que a la larga ocasione que nos dejen de hacer pedidos.

El Departamento de Producción debe trabajar bajo el esquema de eficiencia y saber cómo aprovechar mejor la capacidad productiva y los recursos. También estar siempre bajo el concepto de mejora continua, para mantener la calidad de los productos y, sobre todo, los costos y evitar cualquier desperdicio.

Conociendo los conceptos de las áreas, debemos entender que es importante que trabajen de forma coordinada y en comunicación continua. Hemos vistos en varias fábricas los problemas que se presentan, por ejemplo: Compras no sabe las fechas de entrega de los clientes, y no consigue las telas a tiempo, ocasionado que el área de Corte esté detenida, y al llegar la tela, el personal trabaje tiempo extra para cortar, ocasionando un incremento en el Departamento de Corte; además, la tela no se revisa, no se deja reposar y se corre el riesgo de que no salga con buena calidad. La tela, al no dejarse reposar puede encoger de más, variando las tallas o comportándose de manera diferente en el proceso de confección. El impacto se ve en el costo; se paga una nómina por no producir y cuando llega la materia prima se pagan horas extras, ocasionando en el costo un incremento que va del 15 al 20%. Y todo debido a una mala planeación e integración de los departamentos. Debemos analizar el círculo de producción y la unión de todas las áreas; con mayor énfasis en Compras y Producción.

Diseño y Compras definirán las telas y los insumos que se necesitarán para la colección, considerando que deben tener siempre más de una opción en la proveeduría; es decir, considerar más proveedores, que manejen los materiales que se necesitan, para tener otra opción en caso de que queden mal con las entregas. Diseño le dará la información y características de los productos, para que Compras tenga los consumos y pueda adquirir el material sin exceso, pero completo, monitoreado por contabilidad. Compras deberá cuidar los precios de los materiales y contabilidad destinará el dinero para adquirirlos, siempre basado en los costos. En cuanto se detecte una diferencia en los mismos, se debe hablar con el proveedor para aclarar los incrementos. Si se realiza de esta manera, el proceso de compras va a ser muy eficiente, para las áreas de producción. Pero también se debe considerar la información de las demás áreas y el seguimiento para saber si los materiales cumplen con las especificaciones de calidad, por ejemplo, en las telas, el peso y acho o metros, según sea la unidad de medida que se usa en los materiales. Los hilos de costura que sean de los tonos y las combinaciones que se necesitan para confeccionar las prendas.

También puede haber problemas con los accesorios, cierres o hebillas, encajes, y esos complementos extras, que luego solo llegan en lotes determinados. En este caso, es difícil resurtirlos iguales. Para evitar estos problemas, hay que decirles a los clientes que consideren dos opciones diferentes, para evitar retrasos y poder terminar las prendas.

Estos detalles suelen ser el día a día en la fabricación, por ello es importante que la hegemonía perdure en las áreas. No pueden desprestigiarse ni echarse la culpa; deben trabajar en conjunto, dar la información oportuna y precisa que necesita Compras para la adquisición correcta de los insumos.

Además del informe posterior al uso de los materiales para que puedan evaluar a los proveedores y clasificarlos según sus resultados. Producción no puede caer en el error de decir: “así lo procesamos porque es lo que nos manda compras…” No entremos en ese círculo vicioso.