PLAN PARA EL RETORNO A LAS EMPRESAS CON LA NUEVA NORMALIDAD

 

Por el Ing. Santiago Macias H. *

La cuarentena nos ha hecho a todos revisar nuestros objetivos personales y familiares, así como los alcances, propósitos y razones de nuestros negocios. Muchos dueños simplemente se paralizaron y, durante los últimos meses, prácticamente no han hecho nada más que lidiar con los pagos y cobros de su empresa (salarios, impuestos, proveedores y cobranza a clientes principalmente).

De pronto nos llegó la buena nueva: podemos regresar al trabajo, pero con nuevas reglas porque todo cambió, desde los temas de higiene, sanidad, ocupación, controles (control de contagio del COVID-19) que no entendemos claramente y menos aún estamos listos para aplicar, hasta la forma en que se compra y vende en el mercado, los clientes e, inclusive, las preferencias del consumidor final.

Reiniciar nuestra empresa requiere tener una clara idea de lo que vamos a hacer, y necesitamos planear nuestro regreso. Recuerde que trabajar sin un Plan conduce a desperdicio de recursos económicos, materiales, técnicos, laborales, de oportunidades, etc. Necesitamos un Plan para regresar a la llamada “Nueva Normalidad”.

El impacto de la cuarentena tiene muchas dimensiones; además de las implicaciones en caída de ventas y mantenimiento de gastos en el periodo que lleva a una pérdida no esperada, están al menos 3 efectos adicionales a tomar en cuenta:

  1. Las cadenas productivas se han visto fuertemente afectadas, los proveedores de materias primas, importadores, transportistas,  confeccionistas, maquileros y las tiendas comerciales también,  y en algunos casos no reabrirán o lo harán con estrategias comerciales diferentes. En muchos de ellos, la capacidad de producción se modificó por las restricciones derivadas del COVID-19, o simplemente no están en capacidad de otorgar crédito.
  2. El mercado cambió, las necesidades de los consumidores, los estilos y la forma en que compran. La ropa está íntimamente ligada a las relaciones sociales; sin reuniones y comprando por internet. La visión, hábitos, necesidades y forma de adquirir del consumidor final se modificó.
  3. Finanzas. Los meses de cuarentena han tenido fuertes impactos financieros en las empresas al consumir sus reservas de liquidez. Por otro lado, las instituciones financieras cambiaron sus criterios para el otorgamiento de créditos, ya que hoy es muy difícil confiar en los escenarios de flujos financieros de las mismas.

Como ve señor empresario, todo cambió y por eso usted y su empresa también deben hacerlo, para adaptarse a esta “Nueva Normalidad”.

Lo primero es abrir la mente, olvidar mucho de lo aprendido y permitirnos reinventar lo que somos y lo que queremos ser. Para esto es muy conveniente crear, dentro de la empresa, un grupo que analice nuestra situación (problemática) y proponga soluciones, tareas y acciones a realizar en el corto plazo (días) y mediano plazo (semanas). Entre las tareas que debe realizar este grupo están:

  1. Proteger al personal y a todos los que tienen relación con la empresa del contagio de COVID-19 (Plan de Regreso Seguro al Trabajo).
  2. Diagnosticar como está la empresa en materia de:
  1. Insumos (inventarios,   proveedores, deudas, etc.).
  2. Clientes (cuentas por cobrar, pedidos, situación financiera de mi cliente, medios de venta, etc.).
  3. Personal (motivación, salarios, clima laboral, etc.).
  4. Instalaciones (requerimientos para cumplir con las reglas de trabajo seguro y protección contra el contagio de Covid-19).
  5. Comercialización (canales, métodos y condiciones de las ventas, etc.).
  6. Finanzas (disponibilidad de recursos, requerimientos financieros, capacidad de otorgar y recibir crédito, etc.)
  1. Elaborar un Plan de Regreso a la operación de la empresa.

Señor empresario, piense que el tiempo que dedica a Planear el correcto regreso de su negocio al mercado, es la mejor inversión que podrá hacer. Las prácticas que usualmente se realizaban en su compañía probablemente no son las adecuadas al nuevo entorno. Vayamos analizando cada unos de estos tres temas.

PLAN DE REGRESO SEGURO AL TRABAJO

Lo primero es lo primero: debemos asegurarnos de que en la empresa se cumplan las reglas de sana distancia y controles de ingreso y egreso que exige la autoridad. El IMSS tiene varias herramientas que pueden ayudar y algunos consultores han desarrollado protocolos adecuados y de rápida implementación (yo mismo incluido). Abrir seguros es lo primero, debemos proteger la salud de las personas que se relacionan con nuestra empresa; sin eso, sus empleados, clientes y proveedores no van a sentirse tranquilos para hacer negocios con usted.

Debemos ser conscientes que no existe medida alguna que por sí sola detenga o limite la capacidad de transmisión del COVID-19; es necesaria la aplicación de medidas y la participación comprometida de todos para limitar su propagación.

Existen estrategias de protección a la salud e higiene que deben ser implementadas en espacios cerrados, a fin de guiar a sus responsables con acciones simples que generen áreas saludables. Los elementos básicos de estas estrategias están establecidos por las autoridades como medidas mínimas para el regreso seguro al trabajo.

Hay evidencias de qué, en un área de trabajo compartida, como existen en la mayoría de las empresas tanto en las oficinas como en las áreas de producción, el riesgo de transmisión del virus es mayor, por cuatro factores principalmente:

  1. Contactos múltiples.
  2. Contactos cercanos.
  3. Contactos prolongados.
  4. Un espacio cerrado.

El tema es reducir los contactos en duración y frecuencia; por ejemplo, a través de escalonar al personal de forma tal que nunca tengamos más del 50% de lo normal; buscar que el personal trabaje a distancia (desde casa) y, cuando no sea posible ninguna de las anteriores, buscar separar los espacios con barreras físicas. El objetivo es reducir o eliminar los contagios con información, capacitación, señalización y readecuación de los espacios en la empresa.

Un elemento central de toda esta estrategia es asegurarse que cualquiera que presente síntomas no entre a la empresa y no tenga contacto con nadie, es el propósito de los controles de entrada y salida.

DIAGNOSTICAR A LA EMPRESA

Lo segundo es elaborar un Plan de qué y cómo van a regresar a las operaciones. Con la crisis por el COVID19 cambió el entorno, el mercado, las necesidades de los clientes, las formas de venta y muchas otras cosas más, y sú negocio también debe cambiar para adaptarse, sobrevivir y prosperar.

  1. Canales de venta. La cadena productiva completa se está ajustando a la nueva normalidad por lo que es indispensable contestar algunas preguntas acerca de nuestros propios clientes y canales comerciales:
  1. ¿Nuestros clientes siguen operando?
  2. ¿Los clientes de nuestros clientes siguen comprando igual que antes?
  3. ¿Las formas de venta de nuestros clientes (crédito, entrega, empaque, etc.) son las mismas?
  4. ¿Qué cambió para ellos?
  1. Proveeduría; igualmente debemos revisar qué pasa con nuestras cadenas de suministro:
  1. ¿Qué le pasó a nuestra cadena de suministro?
  2. ¿Existen nuestros proveedores tradicionales?
  3. ¿Cuáles son las nuevas condiciones de venta, entrega, empaque, crédito, etc.?
  4. ¿Existen nuevos proveedores (nacionales o internacionales), productos, transportes, logística, empaques, condiciones, etc.
  1. Aspectos laborales: 
  1. ¿Cómo está mi personal de ánimo, salud y financieramente?
  2. ¿El entorno qué les ofrece la empresa les da tranquilidad?
  1. Capacidad de producción. Debemos revisar cuál es mi capacidad real de producción y entrega, considerando:
  1. El personal que puede trabajar en planta.
  2. El personal que puede trabajar en casa.
  3. Los proveedores confiables.
  1. ¿Debo seguir contratando a mi personal como siempre o tal vez revisar esquemas como la subcontratación que permitan darle seguridad a los trabajadores en un marco financiero factible para la empresa?
  2. ¿Puedo buscar la asociación con otras empresas incluidos proveedores, clientes o competidores que hagan factible la parte financiera, técnica o de capacidad de producción de mi negocio?
  3. Comprobar las finanzas de la organización. Hagamos algunas pruebas de estrés para saber que alcance tenemos al abrir; construir escenarios realistas sobre gastos, compras, salarios, impuestos y contrastarlos con las expectativas de venta y cobranza. De pronto en el mercado de la confección muchas empresas proveedoras (y terminales) dejaron de ofrecer crédito; de hecho, piden pago de contado a la entrega y a veces pago anticipado. ¿Podemos hacer esto nosotros a nuestros clientes? ¿Podemos resolver la trampa de liquidez de la situación actual (en otras palabras, puedo inyectar recursos a la empresa)?

Para hacer este diagnóstico intente sistematizar la información. Haga una tabla y realice su análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas). Es la base con la que deberá planear su regreso a la actividad.

PLAN DE REGRESO A LA OPERACIÓN DE LA EMPRESA

Una vez que contamos con un diagnóstico de la situación real en la que está la empresa, es necesario formular el Plan de regreso a la operación.

Como todos los planes, se deben establecer: el objetivo general, los objetivos específicos (por área), las metas (que deben ser cuantificables), las actividades requeridas señalando los responsables y los recursos disponibles para su realización (humanos, financieros, de equipo, etc.).

Hoy una de las líneas estratégicas centrales del Plan debe ser la innovación. No podemos, no debemos seguir trabajando igual y cambiar requiere de un esfuerzo adicional para crear nuevos productos, formas de trabajo, diseños, maneras de comercialización de empaque, de entrega de publicidad, de atención al público, etc. Nada está escrito en piedra, todo puede y debe ser revisado contrastándolos con los cambios en los mercados, en mis clientes, en los consumidores finales, en mis proveedores, los nuevos requerimientos legales y de salud, entre otros.

Hoy existen técnicas ágiles y con resultados de corto plazo como los embudos (o conos) de innovación. Úselos y cambie, y ajústese pronto; el mejor momento es el regreso a la operación.

Señor empresario, la cuarentena nos cambió la vida a todos, hay una nueva normalidad. Si pretendemos seguir haciendo lo mismo de siempre, el mercado simplemente nos hará a un lado. Hágalo ya en su empresa, si necesita ayuda hable con los especialistas. Hoy es cuando las decisiones tienen que ser rápidas, pero bien soportadas y eficaces frente al nuevo entorno.

Santiago Macias H.
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