Diagramas de flujo y análisis de procesos

Por Miguel Barrios*

El diagrama de flujo es una herramienta necesaria para las grandes organizaciones. Pocas veces se tiene el panorama general de una empresa, los enlaces o procesos que se generan. Por tanto, es difícil presentar un análisis de los procesos de la empresa sin esta valiosa herramienta.

En recientes proyectos de reingeniería en empresas, los manejos de estos sistemas nos han ayudado a detectar, de una manera rápida y precisa, áreas de oportunidad en los procesos:

  1. Duplicidad de controles.
  2. Repetición de proceso.
  3. Areas sin control.
  4. Y uno de las peores, informaciones no reportadas:
    1. Mermas.
    2. No conformidades.
    3. Devoluciones.
    4. Procesos no controlados por su importancia.
  5. Duplicidad de funciones.
  6. Puestos innecesarios.

Solo por mencionar algunos.

Partamos de la definición de los Diagramas de Flujo. El término layout proviene del inglés, que en nuestro idioma quiere decir diseño, plan o disposición. El vocablo es utilizado en el marketing para aludir al diseño o disposición de ciertos productos y servicios, en sectores o en los puntos de venta en una determinada empresa. Por otra parte, en el ámbito de diseño también es utilizada la palabra layout que corresponde a un croquis, esquema o bosquejo de distribución de las piezas o elementos que se encuentran dentro de un diseño en particular, con el fin de presentarle dicho esquema a un cliente para venderle la idea y realizar el trabajo final en base a este bosquejo. En ingeniería es la trazabilidad y posición de los procesos de producción, pasando por todos sus elementos hasta llegar al producto deseado.

Si realizamos en la empresa un diagrama descubrimos, en un gráfico fácil y práctico, los pasos a seguir de nuestros procesos y productos.

Ejemplos:

En el Layout de la playera vemos claramente cómo se procesa y la operación que sigue. No es posible acomodar otras operaciones ni máquinas de diferente manera, sin seguir el diagrama. Por ejemplo, no podemos pegar el cuello si no se han unido los hombros. Pero también vemos que podemos, a la vez, hacer el dobladillo de manga, el unido de hombro y el cerrado de cuello, porque son piezas independientes. Si consideramos el layout, podremos acomodar al personal y las máquinas, para hacer una línea completa de playera y poder trázarlas en la empresa. Y si va a montar un taller, es muy importante que desarrolle esta herramienta para hacer el plano de la empresa y el electricista conozca la distancia y el número de máquinas que se van a instalar. Es muy importante, para los supervisores de producción ver, en un plano de procesos completo, como es la fabricación del producto para saber cómo se acomoda la maquinaria en el taller de producción.

El conocimiento del diagrama de la empresa completa o de toda la fábrica es muy importante; debemos entender que si no conocemos el total del proceso de fabricación se esconderán controles innecesarios o auditorias de calidad tardías, que en lugar de ayudar generarán mermas y segundas por no dar la información correcta al área correspondiente.

En el diagrama de calidad del tejido se especifican todos los procesos del sistema de calidad desde el inicio hasta su terminación; el hilo que se va a utilizar para procesar en la máquina de tejido; la muestra que se debe hacer basada en la ficha técnica y el equipo que se va a utilizar en el proceso de calidad. De esta forma, el auditor podrá revisar en base al sistema de fabricación.

Por ejemplo, se plancha el lienzo, pero se especifica la manera correcta de hacerlo. También en el proceso del tejido de punto, por la naturaleza del material, se debe cuidar el método; es decir, no jalar, no dar demasiada presión, no estirar y, en algunos de los caso, utilizar un molde para que el operario tenga la referencia y pueda hacer mejor su proceso.

Si seguimos con el proceso de producción marcado en nuestro diagrama veremos que se deben revisar los datos de la orden, la fecha de entrega y de inicio; se observará también si el cliente debe enviarnos su etiquete para ponerla en el producto; y los componentes y los costos de las habilitaciones para calcular correctamente el precio. También se menciona la calidad del lienzo o producto para saber su peso, media, tiempos de proceso y puntadas por pulgada, con la finalidad de hacer los ajustes que se requieran si no cumplen con las especificaciones de la ficha técnica.

Y siguiendo con el diagrama vemos la parte donde se explica el sistema de trabajo, para que el personal lo realice con el método correcto y se eviten errores. Se teje el lienzo y se prepara el programa en base a la ficha técnica siguiendo todas sus especificaciones. Es impórtate aclara al operario que, de no seguir las indicaciones, será el causante de cualquier problema que se de en la produccion. Esto es con la finalidad de formalizar el proceso, para el cual ya se le capacitó previamente para el desarrollo correcto de su trabajo. Aún así, el método le da la opción de ajustes posteriores para evitar grandes lotes de producto y mayor cantidad con defectos. De esta forma, el porcentaje de fallas dismuniuirá y no afectará el costo de los productos.

Y por último, tenemos el diagrama que nos ejemplifica el proceso para que, de manera sencilla, se sigan las indicaciones y se produzcan prendas tejías de primera calidad. La finalidad de tener estos instrumentos indispensables es para el conocimiento y control de la producción, y para que todo el personal conozca, de manera clara y práctica, los procesos y métodos de trabajo. Mientras mejor se tenga estructurado las áreas de trabajo mejor resultado tendremos en la empresa. En este sentido, es de vital importancia que el personal se capacite y conozca los sistemas.

¿Cuántos diagramas realizaremos? No lo sabemos, pero se harán los necesarios hasta que se tenga el control de todos los procesos de la empresa; mientras más se conozcan menos errores habrá y, en el mejor de los casos, se podrán mejorar.

*Ing. Miguel Barrios Morán Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.