EL ORGANIGRAMA y los factores de evaluación en un modelo de gestión

Por Víctor Manuel Rojas

Ante los retos y la incertidumbre que surgen en nuestro entorno, el conocimiento aplicado ayuda a crear escenarios para resolver problemas. Lo que nos lleva a tener siempre presente que en las empresas nos contratan básicamente por dos razones: tomar decisiones y resolver problemas.

En mi artículo anterior decía que las empresas carecen muchas veces de la documentación específica de los objetivos, responsabilidades y factores de evaluación de los puestos de los jefes y de los operarios de las distintas áreas de la organización.

Este es un problema que regularmente se debe a que el organigrama de algunas empresas ha crecido más para justificar el puesto de personas, que para mostrar la forma en la que está estructurada la empresa. Un buen organigrama debe ser el inicio de la estrategia de un modelo de gestión de operaciones; dado que habla de las líneas de autoridad, dice sobre quién o quiénes se descarga la confianza y la responsabilidad. Explica gráficamente que tan cerca o lejos están los puestos del núcleo de mando y de la toma de decisiones. También nos habla de la lógica del proceso de las operaciones del negocio; dónde inicia, se transforma y termina. Por lo que, cuando se estructura de manera clara y concreta, se pueden establecer los objetivos, responsabilidades y factores de evaluación de cada puesto existente en la empresa; lo que le permite al director y al empresario calificar los resultados que tiene cada persona en su puesto. Y también evita que se realicen actividades que no le agregan valor al producto o servicio de la empresa.

Pero ¿cómo analizamos nuestro organigrama actual y lo validamos, o rediseñamos?

Una forma es realizando una matriz de interrelación entre las distintas áreas de la empresa (figura 1) para observar que requiere cada departamento de la misma y lograr sus objetivos y metas.

Figura 1

Así veremos, como en la figura 1, lo que el departamento de ventas requiere de las áreas de planeación, compras, ventas, almacén, facturación y embarques para realizar de manera eficiente y eficaz sus responsabilidades. Donde ventas le informa y determina, a cada uno de los responsables de estos departamentos, lo que requiere de ellos, cómo lo necesita y para cuándo.

Un siguiente paso es definir los objetivos, responsabilidades y factores de evaluación para cada puesto del organigrama. Corresponde a cada Jefe y colaborador de la empresa realizar el ejercicio juntos para comenzar por concientizar, analizar y revisar las funciones y actividades inherentes al objetivo de su puesto, con una herramienta tan sencilla como un esquema de entrada - proceso – salida.

La entrada es lo que los distintos puestos o personas dentro de la empresa, le solicitan que realice al titular del puesto que se está analizando.

El proceso son las funciones y actividades (el procedimiento), que realiza la persona para cumplir con aquello que le están requiriendo.

Y la salida es el servicio o producto que le están solicitando:

Esto último (el resultado) es cuantificable y es lo que denominaremos como los factores de evaluación. Ejemplos: Número de pedidos, prendas vendidas, facturación, clientes atendidos de la cartera, clientes nuevos y recuperados, además del tiempo de entrega de los pedidos de los clientes, rotación de los inventarios de materiales y producto terminado, mermas, desperdicios y más. Todo evaluado en un periodo de tiempo determinado.

El resultado se vería así:

Puesto:

Área:

Objetivo:

Responsabilidades:

Funciones:

Factor de Evaluación:

Con estos resultados obtenidos de los dos ejercicios anteriores, podremos tomar decisiones fundamentadas en conocimiento.

Hasta aquí, hemos tratado el primero de tres elementos de un modelo de gestión de operaciones (El organigrama), que sumado a la zonificación de la empresa y al proceso forman el todo del concepto.

Lic. Víctor Manuel Rojas
Rojas Burgos Consultores
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